Silos de dados podem prejudicar suas equipes, consumir recursos e diminuir sua competitividade. Mas como abordar esse problema?
O artigo de hoje é dedicado aos chamados silos de dados. Você já deve ter ouvido falar neles. Basicamente, os silos consistem em dados armazenados que não estão disponíveis para toda a organização, e sim para apenas alguns setores, equipes e departamentos, ou mesmo para pessoas específicas. Ou seja, são dados que acabam sendo isolados do restante da empresa, funcionando na direção contrária à abordagem de data warehouse, por exemplo, que permite consultas ágeis e facilitadas.
Mas, vamos começar do início, entendendo melhor o que são os silos de dados e por que eles não são necessariamente algo ruim. Na verdade, eles existem em diferentes formas, tamanhos e materiais, e podem ser utilizados para armazenar uma grande variedade de informações em um ambiente seguro e constante. E apesar de também poderem ser um desafio para a empresa, a abordagem correta faz toda a diferença.
Como os silos de dados são criados em uma organização
Primeiramente, é preciso admitir que sim, silos de dados podem ser um problema para sua empresa. Afinal, eles drenam recursos, esgotam equipes e muitas vezes se tornam uma barreira significativa para a inovação dentro das empresas. Atualmente, cerca de metade dos profissionais consideram os dados de sua empresa isolados e de difícil acesso. Mas como resolver esta questão?
Vale dizer que, em geral, os armazenamentos de dados em silos são criados involuntariamente, ou seja, à medida que os dados se acumulam. Portanto, nem sempre esse isolamento parte de uma estratégia da equipe ou da própria empresa. Simplesmente acontece. Eles se formam à medida que um indivíduo ou grupo em uma organização os cria, e continuam a crescer ao longo do tempo. Em última análise, esse tipo de prática leva a um crescimento exponencial na quantidade de espaço de armazenamento necessário e, ao mesmo tempo, nos dados que ninguém mais na organização pode utilizar.
Em geral, isso só piora com o tempo, prejudicando departamentos que não conseguem mais acesso a essas informações, que poderiam ser valiosas.
Porém, muitas vezes o isolamento dos dados ocorre de forma intencional, para que as informações não estejam facilmente acessíveis e o departamento responsável deixe de ter um propósito para existir. Contudo, é responsabilidade do gestor quebrar esses padrões e implementar uma cultura de integração e compartilhamento de dados em toda a organização. A chave é ter uma estratégia de dados clara e objetiva, para que o uso de silos de dados apenas aconteça caso isso faça parte do plano.
Quando os silos de dados são um problema real
Existem diversos problemas que são consequência da criação de silos. Seja o desperdício de recursos, a perda de competitividade, diminuição de credibilidade, gasto de espaço de armazenamento, ruídos de comunicação, entre muitos outros.
Na era da Transformação Digital, os dados estão constantemente se acumulando em todos os lugares – e muitas vezes de forma automática, sem que ninguém perceba. No entanto, coletar informações valiosas desses dados exige que eles estejam atualizados, consistentes e disponíveis centralmente na organização. É por isso que a maioria dos sistemas CRM ou ERP oferecem funções que permitem a exportação automatizada dos dados. Com isso, os silos de dados são quebrados ou, pelo menos, explorados com sucesso.
Mas isso não é tudo. É preciso garantir que novos silos de dados não sejam criados, não apenas resolvendo a situação como um problema pontual, mas criando uma cultura orientada a dados em toda a empresa.
Uma das principais questões em relação aos silos de dados é que estes impedem que dados realmente importantes sejam compartilhados. Isso limita cada departamento à sua própria visão, e dificulta a descoberta de problemas e gargalos em diferentes processos da empresa.
Outra questão é em relação à integridade dos dados. Afinal, quando estão em silos, geralmente os dados são armazenados em bancos de dados diferentes, o que acarreta a inconsistência entre os dados de cada departamento. E, ao longo do tempo, as análises se tornam menos precisas e, portanto, menos úteis para o negócio.
Enfim, uma cultura de silos de dados impede que a colaboração seja utilizada como ferramenta para novos insights. Para incentivar a colaboração, é fundamental que diferentes setores possam compartilhar informações. Assim, os dados são difíceis ou impossíveis de compartilhar, a capacidade colaborativa é praticamente inexistente.
O que fazer para mudar a cultura da organização
Por fim, quando falamos em silos de dados, é preciso pensar na questão do gerenciamento dessas informações. Como já explicamos, na maioria das vezes os silos são criados involuntariamente. O que significa que muitas informações acabam ociosas. Mas também existem soluções que permitem tomar decisões para processar e armazenar os dados separadamente de forma intencional. Um exemplo disso são soluções que não atendem a requisitos de um funcionário ou de uma equipe, porque faltam funções importantes ou porque não são muito intuitivas de operar.
Contudo, essas razões precisam ser identificadas e discutidas para, em seguida, serem eliminadas do processo. Para isso, é preciso que as necessidades de todas as partes sejam analisadas, para que se entenda as vantagens em utilizar uma lógica de dados uniforme, com uma única fonte para oferecer à equipe. O primeiro passo para isso é envolver as partes interessadas durante o processo de planejamento, visando encontrar uma solução única e eficaz para o gerenciamento de dados.
Fazendo essa avaliação, você provavelmente poderá descobrir quais departamentos possuem mais problemas em relação aos dados, e entender as oportunidades de melhoria. Como também já mencionamos, silos de dados podem gerar um estresse e esgotamento desnecessário nas equipes, dificultando até mesmo transformações digitais dentro da organização e, claro, prejudicando a conquista de resultados ao longo do tempo.
Após todo esse panorama, é possível entender para que existem os silos de dados, mas que em muitos casos eles podem ser prejudiciais para a empresa. Felizmente, existem diversas soluções que podem ser implementadas para a resolução deste problema. Um dos primeiros passos é optar pela integração de dados, que pode ser feita através de um sistema, por exemplo, ou com base em outra estratégia.
Outra ideia pode ser contratar uma consultoria externa, que pode oferecer uma experiência valiosa e uma perspectiva externa construída sobre inúmeras implementações. Muitas vezes, é fácil reconhecer as consequências da presença de silos de dados, mas não as verdadeiras causas. Os sintomas muitas vezes são técnicos, mas podem ser resolvidos apenas com uma mudança de comportamento e pensamento entre as equipes e os gestores.
Além disso, melhorar o gerenciamento de dados é apenas um lado da moeda. Depois de ser capaz de derrubar seus silos de dados, as empresas precisam saber como lidar com grandes quantidades de dados, e por isso a utilização de dados deve fazer parte de sua estratégia desde o início. Mas, na maioria das vezes, os silos de dados apenas existem se a empresa não fizer nada para resolvê-los. Portanto, é uma questão não só de estratégia, mas também de execução.
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