Planejar possíveis cenários pode ser muito útil em diversos tipos de negócios, e a pandemia foi um exemplo disso. Confira como aplicar esta estratégia em sua empresa
A pandemia transformou de muitas formas o mercado e a economia, e a maior parte das empresas sentiu o impacto dessas mudanças. Mas algo que passou a ser muito mais considerado a partir de 2020 é o chamado Scenario Planning, ou planejamento de cenários. Basicamente, esta é uma maneira de afirmar o controle sobre um mundo incerto, identificando suposições sobre o futuro e determinando como sua organização responderá em diferentes situações. No contexto da Ciência de Dados, isso é extremamente relevante, uma vez que a coleta e análise de dados também podem ser impactadas por isto.
Neste artigo, vamos entender melhor sobre a técnica de Planejamento de Cenários, e como ela pode ser aplicada no contexto de dados.
Um pouco mais sobre o Planejamento de Cenários
Primeiramente, vale explicar mais sobre o que é o Planejamento de Cenários. Em resumo, trata-se de uma técnica de planejamento, desenvolvida originalmente na década de 1950 para fins militares, que hoje serve para ajudar as empresas a se preparar melhor para mudanças e cenários inesperados. Acontece que o Planejamento de Cenários varia muito de acordo com seu negócio, pois cada mercado conta com variáveis específicas.
Assim, antes de começar a construir cenários para o futuro, você precisa identificar as forças que provavelmente moldarão esse futuro. Em geral, elas possuem características sociais, técnicas, econômicas, ambientais e políticas. Então, se você é uma empresa de eletrônicos, pode sofrer mudanças em relação a tarifas de importação, por exemplo. Se você é um marketplace, pode ter o futuro decidido por mudanças nos custos de envios. Uma possível privatização do sistema de correios, quem sabe. Enfim, são diversas variáveis a se considerar, e é neste sentido que os dados são fundamentais, conforme veremos a seguir.
Mas, o primeiro passo é fazer um brainstorming de todas as tendências de condução possíveis que possam existir para o seu negócio, procurando semelhanças entre elas. Idealmente, você deseja montar uma lista razoável das principais tendências, e começar a criar uma estratégia, ou um Planejamento de Cenário, para cada uma delas. Obviamente, os cenários de maior incertezas devem ser priorizados na hora de desenvolver um plano de ação. Se houvesse uma pandemia, o que aconteceria com o setor de aviação? Provavelmente esta era uma ótima pergunta para se fazer há dois anos.
Determinando cenários possíveis
Após identificar as tendências que impulsionam o seu negócio, o próximo passo é escolher os cenários que valem a pena investigar. Aqui, é importante dizer: se você simplesmente escolhesse os cenários que acha mais interessantes ou os que já conhece, todo o processo de Planejamento de Cenários seria um desperdício. Ou seja, não considere apenas cenários positivos, mas também cenários desagradáveis ou totalmente desconhecidos. Essas incertezas identificadas ajudaram você no processo de criação do Scenario Planning.
Para entender melhor, vamos voltar ao exemplo da empresa de eletrônicos. Imagine que sua empresa fabrica seu produto na China, mas vende principalmente para o mercado estadunidense. Neste cenário, as maiores mudanças provavelmente serão em relação aos preços e às tarifas de importação. A partir daí, podemos identificar quatro cenários:
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A competição aumenta os preços, mantendo seu produto mais barato e mais atrativo;
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As tarifas de importação são reduzidas, o que reduz os seus custos;
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A competição reduz os preços, forçando você a lucrar menos;
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As tarifas de importação aumentam, o que também aumenta os preços dos produtos (e pode reduzir as vendas).
Como vimos, os dois primeiros cenários teriam consequências positivas para o seu negócio, enquanto os últimos trariam desvantagens. Mas é importante estar preparado para ambos, e é para isso que serve o Planejamento de Cenários.
Conheça 4 tipos de Scenario Planning
Agora, vamos entender melhor quais são os tipos de Scenario Planning que você pode utilizar no seu negócio. Em geral, temos quatro diferentes modelos de Planejamento de Cenários:
Cenários quantitativos: modelos financeiros que permitem a apresentação das melhores e piores versões dos resultados do modelo. Esses modelos podem ser alterados rapidamente alterando um número limitado de variáveis ou fatores. Cenários quantitativos também são usados para desenvolver previsões anuais de negócios.
Cenários operacionais: um dos tipos mais comuns de planejamento de cenário. Assim, ele explora especificamente o impacto imediato de um evento em sua empresa. Ideal para criação de implicações estratégicas de curto prazo.
Cenários normativos: descrevem um estado final preferido ou alcançável. Esses cenários são de planejamento menos objetivo, sendo mais voltados para declarações de metas. Além disso, os objetivos não são necessariamente sobre uma visão organizacional, mas mais sobre como a empresa gostaria de operar no futuro.
Cenários de gestão estratégica: essencialmente, estes cenários dizem pouco sobre a empresa ou o setor, mas mais sobre o ambiente em que os produtos e serviços são consumidos. Geralmente são os cenários mais desafiadores para os líderes da empresa, uma vez que exigem uma visão ampla do setor, da economia e do mundo. No lado positivo, eles dão aos planejadores liberdade para fazer brainstorming para decisões e uma ampla margem para “idealizar” o futuro.
Quais são as vantagens do uso desta estratégia?
Outra coisa a se ter em mente é que nem sempre o Planejamento de Cenário é vantajoso. Em geral, esse tipo de exercício é bastante abrangente, exigindo tempo, esforço e dinheiro por parte da empresa. Ou seja, exige comprometimento. A vantagem é que isso ajudará seus gestores a entender melhor sobre os efeitos de diferentes eventos na empresa, bem como preparar respostas de ação e estratégias para cenários não tão favoráveis.
E as desvantagens?
Porém, também existem algumas desvantagens. Como já mencionamos, o Planejamento de Cenários é um processo longo e que exige muito da empresa. Também pode levar muito tempo, especialmente na questão da coleta de dados. Assim, para grandes empresas, seu Scenario Planning pode levar meses ou até mais de um ano para ser desenvolvido.
Por outro lado, os fatores que afetam esses planejamentos podem mudar rapidamente, então é preciso analisar se o esforço realmente compensa, e se as constantes do negócio são estáveis ou mudam mais rápido do que o tempo necessário para criar um plano para contê-las.
Planejamento de Cenários orientado a dados
No caso do Scenario Planning orientado por dados, essa metodologia pode oferecer um método organizado e um passo a passo para os líderes empresariais anteciparem o futuro, bem como determinar de forma objetiva quando e como agir.
Mas, o que torna esse processo realmente orientado a dados? Basicamente, o fato de que, em várias etapas do processo, são usados KPIs internos e externos. Por exemplo: a quantificação do impacto de cada cenário no negócio pode ser medida comparando seus números de vendas internas com indicadores de vendas de mercado e fluxos de comércio internacional. Os dados também são usados para determinar em qual cenário você está atualmente, e permite um plano de ação objetivo e baseado em informações concretas, o que é essencial em tempos incertos, onde a intuição e a experiência de gerenciamento não valem tanta coisa.
Motivos para aplicar o Planejamento de Cenários em seu negócio
Existem inúmeras vantagens de usar cenários de negócios orientados por dados. A seguir, vamos citar cinco fatores importantes a serem levados em consideração, e que podem convencer você a usar a estratégia de Planejamento de Cenários em sua empresa.
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Quantificar o impacto e determinar as ações por meio de uma estrutura de dados pré-determinada, porém eficaz, que direciona a sua empresa.
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Antecipar-se a circunstâncias que não seriam pensadas de outra forma, levando em consideração uma ampla variedade de forças motrizes;
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Eliminar potenciais problemas antes que possam causar algum dano ao negócio;
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Avaliar a situação atual do mercado de forma concreta, através do suporte de dados, e resultando em uma avaliação objetiva e imparcial.
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Usar uma ferramenta para reagir rapidamente às mudanças nas circunstâncias do mercado, reagindo e adaptando-se antes da concorrência.
Scenario Planning e melhores práticas
Além disso, entre as estratégias para gerenciar projetos de planejamento de cenários, é importante, antes de tudo, reconhecer a importância do gerenciamento de tempo, em especial de suas equipes. O ideal é gastar mais tempo na criação de estratégias e análise de problemas do que em discussões do que poderia ou não acontecer.
Também é importante definir os resultados esperados e os atingidos, e decidir como você usará essas estratégias em cada um dos cenários. Por fim, é claro, é preciso avaliar o sucesso do Scenario Planning, uma vez que toda essa jornada exigiu tempo e esforço de suas equipes, e também um grande investimento de recursos por parte da empresa.
Entre algumas das melhores práticas na hora de criar seu planejamento, estão: montar a equipe certa, obter os dados corretos, criando modelos melhores e precisos; e manter-se dentro dos cenários básicos, ou seja, encontrar formas de economia de custos e, ao mesmo tempo, fornecer produtos de qualidade em tempo hábil.
Enfim, é preciso reconhecer que nem tudo é perfeito, e muitas vezes o planejamento não sairá de acordo com o que você esperava. Porém, com uma boa estratégia de dados, existem grandes chances deste processo ser mais assertivo e realmente útil para o futuro do seu negócio!
