Comunicando dados a pessoas não técnicas

Uma organização data driven precisa de harmonia entre a área de dados e os demais setores. Mas como obter uma boa comunicação entre profissionais técnicos e não técnicos?

Sua empresa quer se tornar data driven e ser orientada por dados para tomar melhores decisões? Nesse contexto, um dos grandes desafios é a harmonia da comunicação entre as equipes de dados e a gestão. Afinal, como fazer a comunicação entre profissionais altamente técnicos com outros que não possuem um conhecimento tão aprofundado?

A fim de tornar esse processo um pouco menos complexo, compilamos neste post algumas dicas que vão ajudar a comunicação interna da sua empresa. Confira!

Perspectiva geral

Quando equipes precisam conversar sobre informações de um projeto, é preciso respeitar uma máxima: quanto mais simples, melhor. Isso vale para a comunicação de todos, especialmente quando se trata do pessoal de gerenciamento, afinal, quem dirige um carro não precisa entender os meandros de um motor, certo? Só é preciso encher o tanque, respeitar as leis de trânsito e fazer as revisões regulares, com isso se vai longe!

Seguindo essa analogia, fica mais fácil entender como se comunicar com pessoas sem um conhecimento técnico de dados. A principal dica é: explique seu projeto orientando-se por três pilares: dados, tecnologias e pessoas. Esse é um espectro facilmente entendível e essencial para uma boa comunicação. 

Em um artigo publicado por Alexandre Alloin, Business Intelligence Lead da UNAIDS, o profissional exemplifica esses três pilares através do diagrama de Venn:

Na explicação de Alexandre, é fácil perceber a importância de cada pilar:

• Tecnologia e dados sem pessoas resultam em um sistema sem utilidade.

• Tecnologia e pessoas sem dados resultam na impossibilidade de tomar decisões inteligentes.

• Dados e pessoas sem tecnologia resultam na impossibilidade de tomar decisões oportunas. 

Uma vez que as pessoas entenderem essa simplificação, é possível estabelecer uma visão geral e a avaliação do projeto. Nesse ponto, ambos os públicos (técnico e não técnico) verão o que precisa ser melhorado para atingir a meta orientada por dados. 

Assim, a equipe de gerenciamento entenderá que cada dimensão é essencial para que uma empresa seja totalmente orientada por dados. Eles entenderão que, à medida que o tamanho dos círculos no diagrama de Venn aumentam, a probabilidade de conquistar o ponto verde também cresce. Ou seja, se tornar (ou continuar sendo) uma organização data driven depende de pessoas, tecnologia e dados, e o diagrama permite entender qual ponto precisa ser explorado. 

Avaliando a situação 

A definição exata de cada um dos pilares citados anteriormente varia conforme a necessidade de cada empresa. Ou seja, a sua organização tem características específicas, e a abordagem para pessoas, tecnologia e dados deve ser feita em consonância com essas especificidades. A seguir, você confere um modelo que pode funcionar para você!

Dados

Esse é um pilar que visa compreender o contexto da empresa em termos de dados. Inclui tanto a avaliação da estratégia quanto a liderança (formal e/ou informal). Ele também deve cobrir o status do ecossistema geral de informações: fontes de dados ausentes, recursos de análise, catálogo de dados, problemas e desafios.

Costuma se subdividir em três outras áreas:

1. estratégia de dados e liderança;

2. processos;

3. maturidade dos dados. 

Tecnologia

O segundo pilar é a tecnologia e deve ser vista como um facilitador da dimensão de dados. Avaliações de pipeline de dados, infraestrutura, plataformas de análise e IA e acesso a dados devem ser incluídas nessa categoria.

Costuma se subdividir em três outras áreas:

1. gestão de dados;

2. uso de dados;

3. acesso de informações.

Pessoas

Em um âmbito onde tecnologia e informação são tão importantes, algumas empresas esqueçam um pilar muito importante: o das pessoas. Esse erro deve ser evitado a todo custo, pois pode se tornar um obstáculo ao desenvolvimento de uma organização orientada por dados. Há muitas considerações (desde liderança de alto nível, até habilidades e capacitação da equipe) que devem ser levadas em consideração.

Costuma se subdividir em três outras áreas:

1. liderança e comunicação;

2. alfabetização de dados e empoderamento;

3. institucionalização e maturidade de decisão. 

Como dividir cada pilar no diagrama?

Segundo a explicação de Alloin, “a pontuação de cada dimensão é o resultado da soma das pontuações do seu eixo associado. Cada dimensão deve somar 33 (ou 34 para a dimensão pessoas… porque as pessoas importam!) e levantar um desafio específico”.

Ficou difícil de entender? Podemos trabalhar com exemplo. Imagine que uma empresa avalia sua cultura da seguinte forma: dados = 30, tecnologia = 31 e pessoas = 15. Nesse caso, para atingir o objetivo de se tornar data driven por excelência, é preciso dar atenção especial ao pilar das pessoas. Assim, quando todas as áreas obtiverem equilíbrio e a pontuação da empresa chegar perto de 100, é o sinal de que está trilhando o caminho certo para se tornar uma organização orientada a dados. 

Métodos para explicar ideias técnicas para pessoas não técnicas

Agora que você entendeu a importância de cada dimensão para uma empresa que deseja se tornar data driven, chega a hora de agir. Os novos processos que as equipes vão viver precisam de uma boa comunicação para obterem sucesso. Mas como um setor tão técnico como a área de tecnologia pode se comunicar com o marketing ou RH sem gerar conflitos ou mal-entendidos?

Selecionamos algumas dicas que podem otimizar esse processo:

Leve em conta a relevância de informações 

Vai fazer uma apresentação? Então, antes de mais nada, leve em conta cada ponto que pretende fazer e pergunte a si mesmo: “O que isso leva ao ouvinte?” Um tópico é mais digerível quando o público entende como ele é relevante.

Por exemplo, as pessoas dificilmente entenderão as alterações de codificação que permitiram que um novo recurso de pagamento fosse integrado ao sistema atual. Substitua essa informação por uma simples declaração explicando que os usuários poderão solicitar reembolsos com mais facilidade, diminuindo burocracias.

Afinal, se um ouvinte não pode tirar algo útil de uma informação, então é um sinal para diminuir a ampliação e focar no quadro maior. 

Dê contexto

Evite se aprofundar muito em partes técnicas, concentrando-se menos no como e mais no porquê. O como são os detalhes técnicos detalhados, que podem fazer com que um ouvinte médio fique confuso. O porquê é o contexto mais amplo e impactante das que estão sendo compartilhadas.

Se ajuste ao público 

Pense de onde seu público está vindo antes de criar sua apresentação técnica. Eles têm formação universitária? Eles estão em um campo criativo? Quanta exposição de TI eles tiveram? Isso ajudará a criar uma base para a direção, por isso, se você começar a se aprofundar muito em um tópico, poderá se afastar e atender às necessidades do ouvinte. 

Use recursos visuais

Alguns conceitos são difíceis de explicar em palavras. Por exemplo, é muito mais fácil explicar as diferenças funcionais entre o aplicativo iOS da sua empresa e as versões do aplicativo web com fotos que ilustram facilmente seu ponto de vista. 

Não faça suposições

É difícil prever o conhecimento técnico de alguém em um tópico que está fora de seu campo de especialização. Falar em termos difíceis pode isolar pessoas que têm menos familiaridade com o tema em questão. Em vez de usar palavras especializadas, escolha um sinônimo mais fácil e ofereça uma definição antes que alguém precise perguntar sobre ela.

Conclusão 

Simplificar é a melhor forma de fazer com que todos os profissionais de uma organização entendam conceitos difíceis e se aproximem do objetivo. Por isso, leve em conta os três pilares (dados, tecnologia e pessoas) em todos os processos que englobam as estratégias da empresa. 

Usando o diagrama de Venn, mantenha os gestores da organização atualizados sobre o cenário atual da empresa, mostrando onde você quer estar e o que é preciso para chegar lá. Durante o desenvolvimento de projetos, consulte o diagrama sempre que possível e mantenha todos os profissionais familiarizados e habituados com isso. Assim, você permite que os funcionários entendam, adotem, e promovam uma transformação organizacional bem-sucedida.